מכירים את האנשים האלה שמספיקים הכל? הם גם וגם, ולא מוותרים על, ולא שוכחים את, והם מספיקים להתאמן והם וואו בעבודה וגם יש להם חיים, ועוד מספיקים לראות קצת נטפליקס בלילה, ותכלס מהצד אתם בטוחים שיש להם כפיל כי איך? א י ך ?
מה מבדיל בינינו לבינם? (ואולי אתם בכלל מאלה?)
ובכן, יש הרבה דברים שיכולים לעשות את ההבדל. על חוק פרקינסון, שמעתם?
נניח ונשאר לכם אוכל בסיר ואתם רוצים להכניס אותו לקופסה. אם תכניסו לקופסה גדולה, כנראה שלא משנה כמה אוכל נשאר, הוא יתפוס את כל שטח הפנים, נכון? אולי אפילו ימלא אותה לגמרי, לכאורה. אבל אם תכניסו לקופסה קטנה בהרבה, יכול להיות שגם היא תצליח להכיל אותו. איך זה יכול להיות?
אז לקורס הכנסה לקופסאות – פנו לאמא שלי. אבל אם ניקח את זה לעולמות שלנו, בואו נדבר על חוק פרקינסון. במילים הכי פשוטות הוא אומר: כל זמן שיינתן לנו לבצע משימה – הוא הזמן שייקח לנו לעשות אותה.
מכירים את זה שמקבלים עבודה בקורס בתואר, יש סמסטר שלם לעשות אותה, אבל בסוף אנחנו מכינים אותה ב-24 שעות שלפני? גם אלו שהתחילו אותה שבועיים קודם וגם אלו שהתחילו יום קודם, יסיימו באותו זמן: שעת ההגשה במודל. והאמת, שלא בטוח שמי שהתחיל קודם יביא תוצר איכותי יותר.
למה זה קורה?
ובכן - "העבודה גדלה על מנת למלא את הזמן הפנוי להשלמתה" (נורת' פרקינסון, 1958) – במילים אחרות, אין ואקום. אם נתנו לנו 5 ימים לעשות משהו הוא ייקח 5 ימים, ואם נתנו לנו שעתיים, המשימה תקרה בשעתיים. כך שגם הסטודנט האחראי שהתחיל בזמן וגם זה שנזכר ברגע האחרון (תייגו ואל תגידו מי זה מי), שניהם בסוף ישתמשו בכל הזמן שברשותם. מה זה אומר? שכדאי לדחות הכל לרגע אחרון?
לא, כי לדחיינות יש השלכות אחרות, אבל חשוב להבין שבהיבט הפסיכולוגי - המוח שלנו גורם לפעולה להיות מורכcת יותר כדי למלא את הזמן שנדרש. לה. יכול להיות שכשאנחנו מקצים יותר מדי זמן למשהו – במקום להקל על עצמנו, אנחנו דווקא גורמים לעצמנו להסתבך, להיכנס ללחץ ולהכניס מתחים מיותרים לתוך העבודה.
אבל חוק פרקינסון הוא לא קסם: הוא עובד כי אנחנו נוטים להקצות לעצמנו יותר מדי זמן עבור המשימות שלנו. לא תמיד אנחנו מבינים את זה – כי אנחנו "מורחים" את הזמן כך שנדמה שהספיק בדיוק. אז איך מיישמים?
פשוט משתמשים בשעון כתמריץ. לשם התרגול, הכינו צ'ק ליסט של המשימות שלכם, וכתבו ליד כל משימה כמה זמן היא דורשת.
כתבתם?
יופי. עכשיו תנו לעצמכם חצי מהזמן שכתבתם עבור כל אחת מהמשימות.
הצבת דד ליינים היא דבר קריטי ביישום של חוק פרקינסון. אם נתייחס אליהם כהמלצה זה לא יעבוד, אבל אם נתייחס אליהם כברזל, כמו שאנחנו תופסים את הדד ליינים של הלקוחות שלנו או כחוזה, נצליח לנצח את השעון.
בהתחלה, אעדיין נהיה בשלב גישוש אחר הזמנים הריאליים שכל משימה לוקחת. לאט לאט נגלה שיש משימות שהצלחנו לבצע במחצית מהזמן, ויש משימות שנראה שבאמת דורשות יותר. בכל מקרה, נאריך את הזמן רק בכמות שדרושה באמת.
הטיפ השני הוא להיפטר מה- TIME CONSUMERS שבחייכם. הסמארטפון ולהקתו- מיילים, אפליקציות, וואטספ וכל החבורה. נראה שאנחנו שולטים בזה, אבל מבלי לשים לב אנחנו צורכים אותם בכמויות.
הידעתם שעל פי הדוח של נילסון בארה"ב, בני אדם נמצאים כל יום 5 שעות מול הטלוויזיה? ולא רק זה, גם בארגונים, מיילים הפכו להיות אחד מאוכלי הזמן הגדולים ביותר – העובד הממוצע משקיע כ-28% מזמנו במייל, מה שמצטבר לכ-11 שעות בשבוע! הלם? חכו, עוד לא שמעתם כמה זמן האדם הממוצע בילה בשנת 2019 בסלולר: כמעט 3 שעות ביום. ג'יזס.
מה לזה ולפרקינסון?
אם אנחנו רוצים לעמוד בדד ליינים החדשים שלנו, גם השגרות שלנו צריכות לתמוך ברעיון הזה. זה אומר שגם הפעולות "הקטנות" האלו כמו לקרוא מיילים, צריכות להיות מוגבלות בזמן. במקום שעה של מעבר על מיילים בבוקר תקדישו 10 דק'. אתם תשימו לב שבאופן טבעי יקרה דבר מטורף: אתם פשוט תעשו באופן טבעי סינון של מה שחשוב ומה לא, מה שדורש מכם התעמקות ומה יכול לחכות או בכלל, לא מצריך מכם תשומת לב.
בסופו של דבר, כדי לשנות את ההרגלים שלנו, אנחנו קודם כל צריכים לשנות את התפיסה שלנו. להבין שהזמן שלנו הוא לבילי, הוא גמיש ואנחנו אלה שמנהלים אותו – לא הוא אותנו. והכי חשוב: זה שמשהו התנהל בצורה מסוימת עד עכשיו – לא אומר שזו הדרך היחידה לעשות אותו.
אז יאללה, פתחו שעון. ותראו איך אתם מספיקים הכל.
